5 pasos para establecer una comunicación efectiva organizacional.

La mala comunicación puede ser una pesadilla para cualquier empresa u organización, pequeña o grande. La falta de comunicación puede venir en diferentes formas, desde el Director General que no expresa la visión de la compañía; hasta el personal de ventas que no escucha a sus clientes. Como resultado de esta, tu organización puede perder la moral, el enfoque, el rendimiento y hasta los clientes.

1. Analiza las necesidades de comunicación en tu empresa.

Seguramente han existido en tu organización conflictos ocasionados por una mala comunicación, como por ejemplo; La no entrega de un trabajo en tiempo y forma por que se entendió que otra persona dispararía la acción, o por que no se comprendió exactamente que debería hacerse, las juntas realizadas eternas en las que no se llega a nada, por que no existe un compromiso claro de la colaboración entre áreas o solución de algún problema.

Analiza que es lo que sucede en tu empresa y documéntalo.

2. Evalúa las necesidades Realiza una evaluación de necesidades. Documenta las necesidades de comunicación con suficientes detalles, incluso en áreas particularmente sensibles, y las posibles reacciones de la audiencia. No se te olvide considerar el impacto que podría generar la información proporcionada.

3. Procura ser asertivo en tu comunicación Comunicar de forma sencilla, clara y objetiva. La asertividad como herramienta de comunicación se sitúa en el medio de la pasividad y la agresividad, de manera tal que nos permite, sin pasar por encima de los demás, comunicar lo nuestro de forma madura y certera.

4. Prepara la solución mediante un plan de comunicación.

4.1. Define El objetivo de la Comunicación y las metas Señala de manera breve y clara los objetivos de tu plan de comunicación. Las metas deben ser específicas, realistas y medibles. 4.2. Identifica el tipo de audiencia A quién le voy mandar el mensaje, esto es muy importante, no es lo mismo mandarle el mensaje a mandos superiores, que a mandos medios u obreros, el mensaje debe ser claro y sencillo. 4.3. Selecciona el mensaje Identifica el tono de la comunicación que quieres usar, tipo de mensaje, forma en la que se van a abordar los temas, la frecuencia con la que se va a hacer, toma en cuenta los usos y costumbres del lugar (Cultura Organizacional), los paradigmas, los posibles ruidos que podrías encontrarte en la comunicación. 4.4.Selecciona el medio de comunicación Identifica cuál es el medio más adecuado para llegar a tu audiencia, por ejemplo no selecciones el mail si los obreros no tienen acceso a una computadora. Suena irrisorio y hasta podría verse obvio, esto es muy importante pues se nos hace fácil seleccionar los medios.

que más conozco sin pensar en los recursos con los que contamos y lo más importante los hábitos de la audiencia, tengo que seleccionar los medios de uso común para mi público objetivo. 4.5. Define el presupuesto Derivado de la selección del medio y de la frecuencia con la que voy a mandar el mensaje, requiero de establecer el presupuesto. 4.6.Ejecuta Pon en marcha tu plan de comunicación. 4.7. Mide la efectividad de tu plan de comunicación. Determina tus puntos de partida y dale seguimiento a tus indicadores para ver la efectividad de tu plan.

5. Corrige si es necesario y documéntalo Espero que te haya aportado suficientes elementos para que puedas comenzar, recuerda que la comunicación es clave para alcanzar tus objetivos.